Wie die Law Society of Ireland ihren Datenschutz um 70 % optimiert hat
„DataGuard hat 70 % unserer manuellen Arbeit automatisiert. Das hat unseren Datenschutz grundlegend verändert.“
Boris Selak
Data Protection Officer
Law Society
Die Law Society of Ireland ist der Berufsverband der Anwälte in Irland. Seit ihrer Gründung im Jahr 1830 bildet sie Juristen aus, vertritt ihre Interessen und überwacht die Einhaltung beruflicher Standards. Mit über 13.000 Mitgliedern ist sie eine zentrale Instanz für die juristische Praxis in Irland. Die Organisation hat ihren Sitz in Blackhall Place, Dublin, und agiert auf Grundlage der Solicitors Acts 1954–2015.
Standort
Irland
Unternehmensgröße
Kleine & mittlere Unternehmen
Branche
Professional Services
Produkt
Compliance
So mühelos steuert die Law Society heute Datenschutz mit DataGuard
Die Law Society of Ireland begleitet und vertritt seit über 270 Jahren die Rechtsanwälte des Landes. Über 13.000 Mitglieder verlassen sich auf sie, wenn es um Qualität, Standards und rechtliche Weiterentwicklung geht. Als Datenschutz zu einem immer wichtigeren Bestandteil regulatorischer Anforderungen wurde, war klar: Die Organisation brauchte ein strukturiertes, skalierbares Datenschutzprogramm, um ihren Verpflichtungen effizient nachzukommen.
Als Boris Selak die Rolle des Data Protection Officers (DPO) übernahm, stand er vor einer Herausforderung: Aus einem fragmentierten, tabellenbasierten System ein funktionierendes Datenschutzprogramm zu machen. Datenschutzinventare waren über verschiedene Excel-Dateien verstreut, ein systematischer Compliance-Ansatz fehlte. Es war Zeit für eine Plattform, die Struktur bringt.
Die Lösung: DataGuard.
Herausforderung
Ein Datenschutzteam, das Struktur brauchte
Mit nur einem Datenschutzbeauftragten und einer Teilzeitkraft stand die Law Society vor mehreren Herausforderungen:
- Kein strukturiertes Datenschutzprogramm: VVTs, Assessments, Aufgaben – alles wurde manuell über unübersichtliche Excel-Tabellen koordiniert. Ein durchgängiger, strukturierter Ansatz fehlte komplett.
- Begrenzte Ressourcen, ineffiziente Abläufe: Datenschutzbewertungen zogen sich über endlose E-Mails, Telefonate und Abstimmungen. Die Prozesse waren aufwendig und ineffizient.
- Keine Skalierbarkeit, keine Transparenz: Ohne zentrale Plattform ließen sich weder Prozesse noch Zuständigkeiten oder Risiken systematisch abbilden oder nachvollziehen.
- VVT-Pflege als täglicher Zeitfresser: Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aktuell zu halten, war ein mühsamer, manueller Prozess – mit hohem Aufwand und großem Fehlerpotenzial.
Lösung
Die Law Society suchte eine Plattform, die skalierbar, einfach zu bedienen und schnell einsatzbereit war. Nach dem Vergleich von drei Tools fiel die Wahl klar auf: DataGuard.
Die Vorteile im Überblick:
- Live-ROPA-Management
Verarbeitungstätigkeiten können heute in Echtzeit aktualisiert werden – ohne unzählige Versionen und manuelle Nachpflege.
- Zentrale Assessments
Datenschutzbewertungen lassen sich jetzt strukturiert und automatisiert versenden – das beschleunigt Prozesse und kostet weniger Zeit. - Automatisierung spart Zeit
Dank automatisierter Workflows entfallen viele E-Mails und Telefonate. Compliance-Meetings dauern heute nur noch eine Stunde – statt wie früher drei.
- Unbegrenzter Nutzerzugang
Teams können aktiv mitwirken, ohne dass zusätzliche Lizenzkosten anfallen.
- Fortlaufende Weiterentwicklung ohne versteckte Kosten
Die Plattform wächst mit – dank regelmäßiger Feature-Updates und aktiver Mitgestaltung durch Kunden.
- Co-Development statt Standardlösung
Kundenfeedback fließt direkt in die Produktentwicklung ein – für echte Relevanz im Alltag.
Durch die Kombination aus Plattform und kollaborativem Ansatz konnte die Law Society ein vollständig strukturiertes, auditfähiges Datenschutzprogramm aufbauen – das nicht nur Compliance sichert, sondern auch Freiraum für Strategie, Schulung und Weiterentwicklung schafft.
Ergebnisse
Mit der Plattform von DataGuard hat die Law Society of Ireland ihren Datenschutz vollständig neu aufgestellt – weg von manuellem Chaos, hin zu einem strukturierten, auditfähigen System.
Die wichtigsten Erfolge:
- Strukturiertes und skalierbares Datenschutzprogramm
- Über 50 Prozesse abgebildet – volle Transparenz über alle Datenflüsse
- 70 % weniger manueller Aufwand – mehr Zeit für Strategie und Schulung
- Meeting-Dauer von 3 Stunden auf 1 Stunde reduziert – dank automatisierter Assessments
Wo früher Excel-Tabellen und E-Mail-Ketten den Alltag bestimmten, laufen heute VVT-Pflege und Assessments zentral, automatisiert und effizient – alles an einem Ort.
Dank der automatisierten Workflows kann sich das Datenschutzteam endlich auf das Wesentliche konzentrieren: strategische Weiterentwicklung und internes Training. Viele Review-Prozesse sind heute schon zur Hälfte erledigt, bevor überhaupt ein Meeting stattfindet.
Was DataGuard besonders macht? Die Plattform entwickelt sich gemeinsam mit ihren Nutzern weiter. Neue Features entstehen aus echtem Kundenfeedback – für eine Lösung, die nicht nur Schritt hält, sondern den Weg vorgibt.
Ausblick: Datenschutz mit Zukunft
Mit DataGuard hat die Law Society of Ireland ein strukturiertes, skalierbares und auditfähiges Datenschutzprogramm aufgebaut – doch die Zusammenarbeit geht über Software hinaus.
Gemeinsam haben sie Irlands erstes „Empowering Privacy“-Event ins Leben gerufen: eine Plattform für Austausch, Networking und Diskussionen rund um KI-Governance. Was als kleines Treffen begann, entwickelte sich schnell zu einem branchenweiten Forum mit über 100 Datenschutzexperten – mitten in den Räumen von Meta in Dublin.
Für die Law Society ist Datenschutz mehr als Compliance. Es geht darum, Menschen zu schützen. Und mit DataGuard hat die organisation einen Partner gefunden, der diesen Anspruch teilt.
Angesichts neuer Herausforderungen wie KI-Governance und sich wandelnder Regulierungen sehen sie in DataGuard einen echten Partner – strategisch, praxisnah und zukunftssicher.
Die Law Society schätzt besonders die kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform – ohne versteckte Kosten, aber mit Fokus auf echte Kundenbedürfnisse. So kann sich das Datenschutzteam auf Strategie, Schulung und langfristige Exzellenz konzentrieren – während DataGuard mit den Anforderungen wächst.
Die Law Society schätzt besonders die kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform – ohne versteckte Kosten, aber mit Fokus auf echte Kundenbedürfnisse. So kann sich das Datenschutzteam auf Strategie, Schulung und langfristige Exzellenz konzentrieren – während DataGuard mit den Anforderungen wächst.
