Torsten Wolf, Managing Director, brands4friends

So unterstützen wir brands4friends

„E-Commerce ist ein Peoples' Business. Wir speichern personenbezogene Daten nicht nur, wir arbeiten damit. Umso wichtiger ist es für uns, datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Mit DataGuard sind wir diesbezüglich sehr gut unterwegs.“

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Torsten Wolf, brands4friends

Vor DataGuard

Datenschutzherausforderungen beim Versand von Newslettern an über 3 Millionen Kunden
Kein Framework für das Datenschutz-Training der Belegschaft
Keine Experten verfügbar für ad-hoc-Anfragen zu Datenschutz und Compliance

Mit DataGuard

Alle Newsletter und Marketingaktivitäten sind datenschutzkonform
Vollständige Übersicht über alle Mitarbeiter, die ein DataGuard Datenschutz-Training absolviert haben
Schnelle Antworten auf alle Datenschutzfragen durch erfahrene DataGuard Experten

E-Commerce geht nur mit personenbezogenen Daten im großen Stil

Spätestens seit Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 genießt der Datenschutz bei Online-Händlern höchste Priorität. Anders geht es gar nicht, denn personenbezogene Daten sind die Grundlage jedes E-Commerce-Geschäftsmodells: vom Marketing bis zur Bestellabwicklung. Was das in der Praxis bedeutet, lassen schon wenige ausgewählte Zahlen von einem der führenden deutschen E-Commerce-Anbieter erahnen, vom Berliner Online-Shopping-Club brands4friends. „Wir versenden täglich mehr als eine Million Newsletter. Hinzu kommen gut 200.000 Push-Nachrichten und weitere Marketingaktionen, mit denen wir unsere Mitglieder über aktuelle Angebote informieren“, sagt Torsten Wolf, CMO von brands4friends.

Überdurchschnittlich exponiert durch intensives Online-Marketing

Alles in allem hat brands4friends rund 3 Millionen registrierte Mitglieder. Von jedem einzelnen speichert und nutzt das Unternehmen personenbezogene Daten. Entsprechend hoch ist die Aufmerksamkeit für brands4friends bei den Datenschutzbehörden und in der Öffentlichkeit. „Wir sind durch unsere Online-Aktivitäten als Unternehmen sehr präsent und besonders exponiert“, sagt Andreas Grimm, CHRO bei brands4friends, „umso wichtiger ist es uns, dass wir in puncto Datenschutz alles richtig machen und auf der sicheren Seite sind.“ Zumal das Unternehmen überdurchschnittlich hohe Haftungsrisiken hat. Denn als Teil der Regent Gruppe, zu der unter anderem auch die deutsche Fashionmarke Escada gehört, würde als Bemessungsgröße für das Strafmaß bei einem Datenschutzverstoß der Umsatz der gesamten Gruppe herangezogen.

Gesucht: eine plattformbasierte Datenschutzlösung mit Überblick

Als brands4friends 2019 an Regent verkauft wurde, war die DS-GVO seit einem Jahr in Kraft. Damit waren auch die Datenschutzanforderungen klar. Um sie zu erfüllen, musste das Unternehmen unter anderem einen Datenschutzbeauftragten (DSB) einsetzen. Eine interne Lösung war nicht möglich, da der DSB weder eine Person mit Führungsverantwortung noch mit einem Interessenskonflikt zur regulären Tätigkeit sein darf. brands4friends suchte nach einem Partner, der als externer Datenschutzbeauftragter mit einer leistungsstarken Plattformlösung unterstützen konnte. Über die Plattformlösung sollten sich digital sämtliche Datenschutz-Maßnahmen dokumentieren, Formulare abrufen und Schulungen absolvieren lassen.

„Wir wollen zum Beispiel jederzeit abrufen können, wie viele Mitarbeiter ihre jährliche Datenschutzschulung bereits absolviert haben und wie viele noch nicht“, sagt Grimm. „Dafür ist eine Plattformlösung ideal, sie gibt uns den nötigen Überblick und Auskunft darüber, wo wir im Datenschutz aktuell stehen.“

Gefunden: das überzeugende Gesamtpaket von DataGuard

In der Evaluationsphase haben die Verantwortlichen bei brands4friends mit verschiedenen Lösungsanbietern gesprochen, zentrale Leistungsbestandteile abgefragt und die Konditionen verglichen. „Die Datenschutzexperten von DataGuard antworteten auf unsere Fragen schnell und kompetent, sie haben persönlich überzeugt und uns am Ende das beste Gesamtpaket geboten – im Hinblick auf den Umfang und in puncto Transparenz“, betont Grimm.

Awareness schaffen und Datenschutzwissen aufbauen

Im Fokus der Anforderungen standen Online-Schulungen für die rund 150 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens. Angeboten werden diese heute flexibel, effizient und bestens dokumentiert über die DataGuard-Plattform. „Das war uns sehr wichtig“, sagt Wolf, „denn erst, wenn sich alle im Team der Bedeutung des Datenschutzes bewusst sind und jeder weiß, was beim Umgang mit personenbezogenen Daten zu beachten ist, können wir Fehler und DS-GVO-Verstöße systematisch vermeiden.“

Die Datenschutzplattform ist genau dafür optimiert. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter finden hier ein umfangreiches Schulungsangebot sowie aktuelle Datenschutzinformationen und Whitepaper zum Download. „Die Nachfrage ist groß, unsere Leute nutzen die Plattformangebote gerne und selbstständig“, bestätigt Grimm. „Dies liegt sicherlich auch daran, dass wir insgesamt sehr digital unterwegs sind und ähnliche Plattformangebote schon aus der Vergangenheit kennen.“

Das gute Gefühl, als Online-Händler in Datenschutzfragen sicher zu sein und immer besser zu werden

Im Team von brands4friends sind die Awareness für den Datenschutz und das Wissen um DS-GVO-konforme Prozesse im E-Commerce stark gestiegen. Der Erfolg? „Wir sind heute in der Lage, sichere Entscheidungen im Hinblick auf datenschutzkonforme Prozesse zu treffen und unsere Marketingmaßnahmen so umzusetzen, dass sie die gesetzlichen Anforderungen zuverlässig erfüllen. Das gibt uns Sicherheit und ein gutes Gefühl“, betont Wolf.

Wichtig: Bei Fragen und in Zweifelsfällen muss brands4friends nicht mehr mühsam recherchieren oder externe Experten ins Boot holen. Diese sind mit DataGuard bereits an Bord. „Bei Nachfragen zum Datenschutz wenden wir uns an unseren externen Datenschutzbeauftragten. DataGuard antwortet schnell, kompetent und gibt uns klare Handlungsempfehlungen, mit denen wir sofort arbeiten können. Das ist spitze“, betont Grimm. Darüber hinaus findet ein regelmäßiger Austausch zwischen den Partnern statt. So bleiben beide Seiten auf dem Laufenden und verbessern die Prozesse im Hinblick auf Datenschutz und Compliance fortlaufend.

brands4friends in Fakten

brands4friends ist Deutschlands führender Online-Shopping-Club für Fashion und Lifestyle. Die Plattform zählt mehrere Millionen Mitglieder und bietet diesen eine mehrmals täglich wechselnde Auswahl an Produkten von bekannten Mode- und Lifestylemarken an. Das 2007 gegründete E-Commerce-Startup wurde 2010 von eBay übernommen und war bis 2019 Teil des weltweit größten Online-Marktplatz-betreibers. Heute gehört brands4friends der US-amerikanischen Beteiligungsgesellschaft Regent.